Adesione ed esecuzione
La Centrale unica di committenza regionale, quando agisce nella funzione di soggetto aggregatore della domanda, stipula contratti quadro a favore dei soggetti puntualmente identificati nella singola iniziativa.
Appena il contratto è stato sottoscritto, l’iniziativa viene pubblicata nell'apposita sezione e messa a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni destinatarie, che possono aderirvi fino ad esaurimento del budget di spesa: è in questi contratti derivati che si declina e si sostanzia la vera e propria esecuzione del contratto.
Da giugno 2021 tutte le iniziative della CUC sono gestite telematicamente dal modulo per la gestione dei contratti quadro (modulo CQ) il cui accesso, per gli utenti che hanno già completato l'iter di accreditamento, si trova in alto a destra su questo portale. Per la completa operatività all'interno delle Iniziative, infatti, il personale delle Stazioni appaltanti deve aver richiesto l'abilitazione.
Parimenti anche l'Operatore economico di volta in volta aggiudicatario di un'iniziativa viene abilitato ad accedere al sistema.
Attività preliminari all'adesione
Prima di aderire ad un contratto quadro è necessario verificare che l’amministrazione sia tra i destinatari del contratto quadro e che i contenuti essenziali dello stesso corrispondano alle effettive necessità dell’amministrazione.
La relativa spesa deve essere poi inserita nel programma triennale di beni e servizi (se d’importo > di 140.000 € - art. 37 del D.Lgs. 36/2023) che negli atti di programmazione finanziaria.
Per ogni contratto derivato è necessaria la nomina di un RUP e, a seconda dei casi, anche di un DEC.
L'iter di adesione
Per l'estrema diversificazione delle forniture e dei servizi messi a gara, l'iter di adesione può essere leggermente diverso da un contratto all'altro, come pure gli obblighi cui è chiamata la singola Amministrazione contraente per dar vita al Contratto derivato e, di conseguenza, all'avvio dell'esecuzione. Questo per garantire alla singola amministrazione l'esatta individuazione ed articolazione del servizio in modo perfettamente corrispondente ai bisogni.
Di norma l'iter di adesione è il seguente: richiesta preliminare di fornitura (RPF), attivazione di eventuali sopralluoghi, ricezione del preventivo (che assume a seconda dei casi gli acronimi di PDA – Piano delle attività, PDI – Piano degli interventi e PDF – Piano delle forniture), ordinativo di fornitura (ODF), avvio dell'esecuzione.
L’accesso in modo “profilato” consente di visualizzare la documentazione completa su ciascun contratto quadro messo a disposizione (compresi ad esempio offerte tecniche, tracciabilità, controlli periodici messi a disposizione dalla CUC, etc. non visibili con la navigazione anonima) e di aderirvi telematicamente.
Tempistica di adesione e durata dei contratti derivati
Gli ordinativi di fornitura devono essere emessi entro il termine di validità del contratto quadro e mantengono la loro efficacia anche a seguito della chiusura dell’iniziativa (per esaurimento anticipato del budget e per intervenuta scadenza del contratto).
Durante la vita del contratto quadro e dei contratti derivati la Centrale unica di committenza regionale resta sempre a disposizione delle Amministrazioni aderenti per supporto e informazioni, ma anche per rendere disponibili i controlli periodici sugli appaltatori (che verranno periodicamente messi a disposizione tra la documentazione di ogni singolo contratto).
Gli obblighi delle Amministrazioni contraenti
L'esecuzione del contratto resta in capo alle Pubbliche Amministrazioni aderenti con una serie di adempimenti, rispetto a cui la Centrale unica di committenza mette a disposizione contatti e strumenti per l'accompagnamento.